很多财务把数电票的 PDF 存档、打印件贴凭证，以为就归档完了。按现行规定，这可能不合规——数电票真正的"原件"，是那个含数字签名的 XML 文件。本文依据官方口径讲清三种格式的关系、合规归档的两条路径，附操作教程与常见误区。
一、政策依据（先把出处摆清楚）
- 财会便函〔2023〕18号（电子凭证会计数据标准）：明确数电票接收方的报销入账归档按下述两个文件执行；
- 财会〔2020〕6号（规范电子会计凭证报销入账归档的通知）：电子凭证单套归档的条件与纸质打印件入账的前提；
- 《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）：会计档案管理总规则。
二、三种格式，谁是"原件"
- XML：数电票的数据原文 + 数字签名所在，法律效力载体，这才是原始凭证；
- PDF / OFD：便于查看打印的版式呈现，可理解为"外衣"；OFD 版还带可验的电子签章，但官方口径下入账归档仍以 XML 为准；
- 纸质打印件：只是副本，不能单独作为归档依据。
三、合规归档的两条路径
路径 A（推荐）：只存 XML，单套电子归档。依据财会〔2020〕6号第三、五条，仅使用含数字签名的 XML 文件报销入账归档，可不再保存纸质。前提是满足单套归档条件：凭证经查验真实、存储防篡改、系统能读取并按档案要求输出。
路径 B：打印件入账 + 必须同时保存 XML。习惯纸质流程的单位，用 PDF/OFD 打印件贴凭证可以，但依据第四条，必须同时保存对应的 XML 电子文件——只贴打印件不存 XML，不合规。
四、财务操作教程（按步走）
- 下载全格式：从电子税务局/税务数字账户下载数电票时，把 XML 与 PDF/OFD 一并下载（XML 才是必存项）；
- 查验真伪：在全国增值税发票查验平台核验发票状态；OFD/PDF 版可用支持验签的阅读器打开，自动校验电子签章、确认未被篡改；
- 查重防重复报销：按发票号码查重（同一张数电票只能报销一次）；
- 归档配对：XML 为主件归档；走路径 B 的，把打印件与 XML 建立对应关系（同编号存放）；
- 长期保存：归档存储要防篡改、可检索，会计档案按规定保管期限（一般凭证类 30 年）管理。
五、常见误区
- 只存 PDF，删了 XML —— 最高频错误：PDF 没有承载数电票的原始数字签名，单存 PDF 不满足归档要求；
- 打印出来贴凭证就完事 —— 打印件必须配套 XML，否则档案检查过不了；
- XML 打不开就当没用 —— XML 是数据文件本就不适合肉眼看，日常查看用 PDF/OFD，归档必须留 XML；
- 把邮件截图当凭证 —— 截图既无签名也非原文件，不具备凭证效力。
六、工具怎么配合
查看与验真环节：智数 PDF·OFD 阅读器直接打开数电票的 OFD/PDF 版，打开即自动校验国密电子签章，确认发票可信、未被篡改，报销前把好第一道关；归档格式整理可配合 PDF 格式转换助手。更多见电子发票（OFD）怎么查看与签章验真。
一句话记住：XML 是原件，PDF/OFD 是外衣，打印件是副本。要么只存 XML 单套归档，要么打印件+XML 双存——只存 PDF 或只贴打印件，都不合规。
依据财会便函〔2023〕18号、财会〔2020〕6号、《会计档案管理办法》及税务机关公开问答整理；具体以主管税务与档案部门要求为准。