归档要求里反复出现的 PDF/A（ISO 19005 系列）到底是什么？为什么普通 PDF 不行、非要转 PDF/A？很多人第一次被档案馆退件才认识它。本文讲清 PDF/A 的设计逻辑、和普通 PDF 的差别、A-1/A-2/A-3 怎么选，以及转换时的常见坑。
一、PDF/A 解决什么问题
普通 PDF 打开效果可能依赖外部条件：字体装没装、链接的资源在不在、加密能不能解。十年后换台电脑，这些条件未必还在。PDF/A 是为长期保存定制的 PDF 子集：要求自包含、可再现——今天什么样，几十年后打开还是什么样。
二、和普通 PDF 的关键差别
- 字体必须嵌入：不依赖系统字体，换机器不变样；
- 禁用加密：档案要保证任何时候打得开，不能被口令锁死；
- 禁止外部依赖：不允许引用外部内容、脚本、音视频等不利于长期再现的特性；
- 色彩自描述：嵌入色彩配置，显示打印一致；
- 元数据规范：以 XMP 格式内嵌文档元数据。
三、A-1 / A-2 / A-3 怎么选
- PDF/A-1（基于 PDF 1.4）：最严格、兼容最广，但不支持透明、JPEG2000 等；
- PDF/A-2（基于 ISO 32000）：支持透明、JPEG2000、把 PDF/A 文件作附件——多数归档场景的务实之选；
- PDF/A-3：允许嵌入任意格式附件（如把源 DWG/XML 打包进去），适合"版式件+源文件"一体归档。
接收方有明确要求就按要求；没有就优先 A-2（常见 A-2b 再现级）。
四、转换常见坑
- 字体嵌不进：某些字体有嵌入限制，转换时被替换导致版式变化——转完要肉眼核对；
- 加密文件转不了：先解密（需有权且知道口令）再转；
- 扫描件转完不可检索：PDF/A 不自动加文字层，扫描件应先 OCR 双层化再转；
- "改后缀"不是转换：PDF/A 是内部结构合规，必须用支持 PDF/A 输出的工具真转换、真校验。
五、我们能帮上什么
PDF 格式转换助手本地把 PDF 转 PDF/A 归档格式、处理降版本；扫描件先用双层 PDF 工具OCR 加文字层再转，归档既合规又可检索；转换前后属性核对交给文档属性修改器。全程本地处理，文件不上传。
注：本文为智数云科技基于公开标准资料的原创解读，供从业者参考，具体以标准原文与接收方要求为准。